Символично, что первым документом, прошедшим электронное согласование и доработку, явился «Перечень должностных лиц Университета, ответственных за подготовку и предоставление информации для размещение на официальном сайте УдГУ», документ, регламентирующий важный аспект взаимодействия университета с электронным информационным миром: сетью Интернет.
Преимущества использования системы электронного документооборота (СЭД) для параллельного согласования проектов документов с несколькими участниками полностью подтвердились. Основное преимущество состоит в том, что в Задаче согласования каждый участник мог внести свои замечания и увидеть замечания и предложения, сделанные коллегами. Каждый участник Задачи мог отследить реализацию своих предложений в согласуемом документе. И главное — ни одно из предложений не осталось неучтенным, все они сохранились в СЭД вместе с хронологией работы над проектом документа. Таким образом, процесс согласования не только стал прозрачным для участников, но и положил начало создания летописи делового взаимодействия в организации.
Процесс согласования занял 4 рабочих дня, не намного быстрее, чем согласование проекта документа в «ручном» режиме: «прокладка лыжни» потребовала настройки нескольких рабочих мест и немного организационных усилий, но первый блин вышел не комом!
В.А. Широков, ЦМиИТ
